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★★★常用公文写作十讲(工作汇报与调研报告)

文章来源:发布时间:2015年09月25日点击数:

常用公文写作十讲

 

七、怎样写好工作汇报

 

我们知道:在我们周围,有的会说,不一定会写,有的人会干,也不一定会写,有的既会说、又会干,还是不一定会写材料。写出好材料不是件容易的事,无论是常写材料的,还是新手,大家今后或多或少都要接触它,这是我们机关干部的一项硬任务。那么汇报材料到底怎样写?应注意和把握哪些问题?现将自己从事写材料的几点体会和想法与大家交流。

根据日常使用的需要,这里谈三大块内容:

一、如何能写好工作汇报材料。这是自上而下的材料。

二、如何能写好讲话材料。这是自上而下的材料。

三、办理请示、报告时需要注意的问题。这是公文办理中常出现的问题。前两大内容是重点。

在讲这三个问题之前,先讲讲写材料的格式,这也是基础知识。材料格式如同穿衣得体的人一样,只有落落大方,才能赏心悦目,因此,大家不可小视。

对材料格式有三个大的方面的要求:纸张印刷要求、内容格式要求和页面设置要求。

(一)纸张印刷要求

汇报材料统一用A4型纸张。要格式规范,布局合理,用字标准,字体字号得当,印刷清晰美观,装订整齐。

(二)内容格式要求

 1、标题要求居中排列,用2号方正小标宋或宋体字加重标注。下列具体汇报时间,要求居中排列,用3号楷体字加括号标注,不加重。

2、内容字体用3号仿宋体标注。其中一级标题用3号黑体字标注,不加重。二级标题用3号楷体字标注,不加重。

3、结构层次序号。第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

我们有的在材料里用全封闭的①、②、③… …,等等五花八门的标注,都是不规范的。这些不规范的层次标注越多,看似想把材料的条理性标清,实则很乱。

在材料中,对第一层“一、”,第二层“(一)”,第三层“1、”,第四层“(1)”来如何把握材料内容。这有规定:

第一层“一、”因为是一级标题,用3号黑体字,标题后面不用加句号,标题结束后,另起段写内容。

第二层“(一)”是二级标题,用3号楷体字标注后,紧接写内容,内容用3号仿宋体。

二级标题里有多个层次的,可以用一是,二是,三是。有的喜欢用首先,其次,第三,再次,尽量不要用这样表述,还是用一是,二是,三是或者第一,第二,第三,… …的好,最好最多不要超过七是,因为这样太缀,罗唆。

第三层“1、”标题用3号用仿宋字标注后,还是紧接写内容,内容用3号仿宋体。

第四层“(1)”同第三层内容。

这里要强调的是,在材料里:一是每次另起一段都要空两个字符,有的空一格字符,有的空半个字符,有的甚至空多个字符,这些都是不正确的,因为这是常识性的问题。而是材料最少都要出现三个一级标题,最多不要超过五个,一级标题太多,会显得材料过于细化,重点不突出。三是一级标题后,有二级标题的,如果一、二级标题有引领的高度概括的句子,这个“帽子”可长可短,否则这个材料不完善;如果根据材料需要,一、二级标题中不需要有引领的高度概括的句子,那么每个层次一、二级标题中不可不要这个“帽子”。

(三)页面设置要求

1、每页22行,每行28个字(《山东省党政机关公文印制版式说明》规定的标准)。

2、页码设为:单页印刷“—1—”靠下居中排列,对双面印刷,奇数页右下角,偶数页左下角。

大家也许看到有的书或杂志,页码标注也有在上方的、也有在中间的,还有其他空白处的,那是为什么?因为那不是党政公文、不是严肃的汇报材料。

知道了基本的格式,下面开始讲如何能写好汇报材料。在讲汇报材料前,大家要先知道汇报材料分类。汇报材料分两类:一是工作汇报,二是典型汇报(经验材料)。下面先谈第一块内容。

(一)如何写好汇报材料

这里,不妨举一个例子。19581月,在南宁会议期间,李锐和林一山两个人被要求一起向毛泽东等中央领导同志汇报关于三峡工程建设问题的意见。当时,林一山担任长江水利委员会主任,是三峡工程的“上马派”,担任水电部副部长的李锐是“反对派”。听汇报的有毛泽东、刘少奇、周恩来、朱德等26名党和国家领导人。这无疑是一个十分重要的汇报,两人都做了准备。林一山先汇报,讲了两个小时,内容很多,难免漫无边际。李锐汇报不到半小时,重点突出,要言不烦,反而让听者印象深刻。两人汇报完后,虽然听者的倾向已基本形成,但对这样一个重大问题,毛泽东没有轻易作出决断,二是说:“再给三天时间,你们两人各写一篇材料交来。”第三天,两人交了卷,林一山写了两万字,李锐写了八千字。到第三天晚上开会的时候,毛泽东充分肯定了李锐的材料意思清楚,重点突出,论点可以服人,还对与会人员说:“我们要有这样的秀才。”

向领导汇报工作,看似很平常,实际很重要。汇报得好不好,意识体现着汇报人的素质,二是关系到能否真实地反映汇报主体的实际工作水平,三是有时关系到能否赢得上级领导的支持,四是关系到汇报人的形象和荣誉。所以,任何有工作经验的人,都会十分重视这件事。要汇报得好,首先要把汇报材料写好。尽管汇报时未必照本宣科,但写好汇报材料却是汇报好的一个基础。那么,怎样写好汇报材料呢?

1、要把握好汇报材料的结构

1)标题。(汇报单位、内容)

2)正文。(先简要总述、后具体展开。一般包括工作情况、取得的成绩、存在的问题、今后的设想等内容。)

3)结尾。(以上汇报……,敬请批评指正)

4)日期。(不能丢年月日)

这里需要指出的是:如果汇报材料的主标题后有日期,最后不用落日期。最后如果要落日期有要求的,以材料的最后一句话为基准,下空两行,自右至左空两个字符,不要随意落日期。

大家掌握了汇报材料的结构和分类,下面就开始讲汇报材料的第一个问题,如何写好工作汇报材料,这是要讲的重点;如何写好典型汇报、也就是经验材料,只讲要点。

2、如何写好工作汇报材料

1)围绕主旨要求,做到有的放矢。上级领导到所属单位调研或检查指导工作,一般会事前打招呼,有时还会提出具体材料。这就在一定程度上决定了汇报材料“写什么、怎么写”的问题。明确了这一点,就能有的放矢,少走或不走弯路。

一要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。上级领导听取下级工作汇报,总有一定的目的性,对于听取什么情况、听多长时间、采取什么形式、在多大范围汇报等都有明确要求。因此,撰写汇报材料必须紧紧围绕上级领导听汇报的意图和要求来准备。

二要围绕上级领导的关注点、兴奋点来写。如果上级领导或机关对听取工作汇报没有具体要求,是不是就无法准备汇报材料呢?当然不是。一个有效的做法,就是紧紧抓住上级领导的关注点、兴奋点来起草汇报材料。这就要求在起草汇报材料前,认真研究和了解听汇报的领导人以往和近期最关注什么、当前在抓什么、强调最多的是什么,进而把握其关注点、兴奋点,搞清“最想听什么”这个基本问题,并以此准备材料。

三要围绕上级领导的语言风格或思维特点来写。这是更高的要求,操作起来也比较难。如果对上级领导的语言风格或思维特点了解不多,把握起来就比较困难。比如:有的领导注重思维性,要求有理性分析,有的领导强调实在性,要求用事实或数字说话。有的领导比较喜欢用排比句,讲究句式的整齐、对仗,有的领导则不刻意追求语言的形式美,要求语言平实、自然,把意思表达清楚即可。有的领导爱用脍炙人口的名言警句,有的领导喜欢生动活泼的群众语言。有的领导喜欢开门见山、一针见血,有的领导则喜欢旁敲侧击、娓娓道来,如此等等。所以,我们要尽力掌握领导的这些语言风格和思维特点,这样写出来的汇报材料才有针对性。

2)突出工作重点,切忌面面俱到。突出工作重点,就要坚持重点论。重点论告诉我们,在认识复杂事物的发展过程中,要着重把握它的主要矛盾;在认识某个矛盾时,要着重把握矛盾的主要方面。起草汇报材料,也必须抓主要矛盾,突出工作重点。

那么,在起草汇报材料的过程中,如何突出重点呢?首先要明确什么是重点。一般来说,凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重点问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。具体地说,应从以下五方面来把握:

一是如果汇报时间跨度长、成绩比较突出的工作,那么汇报的重点就是工作成绩、工作成效。二是如果各单位都是这样抓的、都取得了明显成绩,那么汇报的重点应是在抓这项工作中不同于别人的做法、工作中的特点亮点。三是如果是上级特别关心、本单位也的确抓出了成绩的工作,那么从中提炼的经验启示或深层次的思考就是汇报的重点。四是如果是刚布置不久的一项工作,那么下步开展工作的思路和具体打算就是汇报的重点。五是如果是本单位还没有完全铺开或没有做好的工作,那么汇报应把重点放在讲清工作未开展起来或开展不好的主客观因素上来。

3)展现特色亮点,避免平淡乏味。什么是特色?特色就是个性,就是“人无我有,人有我优,人优我精”的优势。亮点就是工作闪光点,就是突出的成绩。听汇报的领导总是喜欢听有内容、有特色、闪亮点的工作汇报,不喜欢听毫无特点、平淡乏味、“一般化”的汇报。那么,怎样才能抓住特色亮点呢?我认为:一是把最鲜亮、最感人的内容放在最前边,放到最显眼的位置上,越是有特色、闪亮点的工作要浓墨重彩,集中反映,使之成为整个材料的重头戏,而对于一般化的、共性的东西则要尽量少汇报,或一笔带过,点到为止。二是要把闪亮点、最有特色的做法、制度、措施等说清说透,把最得意、最主要的工作成绩尽量展现出来,把最具个性。最鲜活的经验体会充分挖掘出来,给人以深刻的启迪。三是要把那些有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容,作为出彩的地方努力把它写实、写好、写到位。

就如何突出特色亮点,避免平淡乏味,我个人体会是:

一是少讲过程性的东西,多讲实质性的东西。常见一些汇报材料,用相当大的篇幅,反映开了多少个会进行传达,组织了多少次学习讨论,开展了多大声势的宣传活动等等,看了半天还见不到实质性的内容,等看到实质性内容时已经快结束了。

其实,过程性的东西根本没有必要多讲,顶多几句话带过去就行了,重点要放在你这个单位究竟做了哪些实际工作上。如果我们情况还不明,就要通过各种渠道去了解,而不能呆在办公室里无病呻吟。老是开会呀、学习呀、讨论呀,你不说上面也知道,还用得着什么汇报材料?

二是少讲空话、套话和恭维话,多讲上面想听的真话和实话。有些汇报材料老在那里围绕上级某项工作部署谈认识,人家上级文件和领导讲话已经讲得清清楚楚了,他又搬过来唠叨一遍;有的则是大段大段地评价上级某项决策如何英明正确,如何如何必要和及时,又是如何如何切合本地本部门实际情况,简直把上级捧到天上去了。但上级不喜欢“天上”飞的东西,只需要“地上”的实实在在的情况,你为什么不着重反映呢?

三是少讲一般性的贯彻情况,多讲重点的、有特色的贯彻情况。有些汇报材料看起来写得很具体、很实在,但面面俱到,繁杂琐碎,看完不能让人留下深刻印象。全面反映情况是对的,但要分清楚哪些详写、哪些略写,把重点、亮点显现出来。应当看到,虽然同是贯彻上级部署,但各地有各地的做法,各有各的重点和特色,我们在写材料时要把笔墨重点放在这头上,尤其要把那些从实际出发创造性地开展工作的好举措、好效果反映上去,而这也是上级领导最需要了解的。

其实,上级对我们的要求同我们对下级的要求是一样的。当我们自己在综合下级送来的汇报材料时,对上述三个要点就会看得非常清楚。没有谁会对那些过程性的、空洞的、一般化的东西感兴趣,而只会寻找那些实在的、新鲜的、有价值的东西,并且划上记号,作为综合的重点内容。无论写材料还是做工作,对空洞与平庸的态度应该是:删掉!坚决删掉!

4)认真提炼概括,写出思想深度。起草汇报材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程,而且是一个研究工作、研究经验、升华理论的过程。汇报材料的思想性,体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。毛泽东同志曾在谈怎样汇报工作时说过,汇报工作是要适当发议论的。我理解,“发议论”就是要通过对一系列材料的解释、分析、综合、提炼,更清晰、更系统、全面地说明情况,从而让上级领导了解事情的真相和来龙去脉,并从事实背后找出本质问题,上升到理论高度,得出规律性的结论。

19562月至4月,毛泽东同志连续40多天听取国务院有关部门的工作汇报。他在听取时任国务院第三办公室主任以及几个副主任的工作汇报后,称赞他们的汇报有议论、有分析、有深度,比较生动活泼,给人留下深刻的印象。某省委主要领导同志向毛泽东汇报工作,只讲了一些材料和数字,没有讲自己的观点,毛泽东委婉的批评道:“只谈情况,不谈观点,是开材料仓库。人的头脑是建工厂,没有材料不行,有了材料要经过加工。要产生观点,用观点统帅材料。”

那么,怎样在汇报材料中体现思维性呢?我认为,主要应把握三点:一是要善于理性分析。二是要善于深入挖掘。三是要善于综合概括。我通过多年写材料总结的经验,汇报材料中所体现出思想性就是文章的高度,什么是高度?说白了,加叙加议就是高度,加叙是叙事情,加议是思想性。

5)讲究结构层次,注意语言得体。汇报材料一般包括工作开展情况、做法成效、经验启示、存在的问题与不足、今后打算等内容。

在结构上首先脉络要十分清晰,其次是线条要单一,再次层次不要过多。

汇报材料主要是说给人听的,这就要求汇报语言要实在、简明,要客观、翔实,有血有肉,有鲜活的东西,不能老是干巴巴的,就几个观点、几根筋,该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话,该量化的就要量化,该归纳的就要归纳,该概括的就要概括。

工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此,工作汇报材料的语言要简洁明快,切忌冗长罗唆。

一是多用短句,少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点,容易记忆,便于理解,能给人留下鲜明的印象;而长句虽严谨、周密、信息容量大,但念起来节奏感稍差,也不易理解。

二是小标题要精心锤炼,给人以整齐或错落之美。工作汇报的每部分或每一段都要有段首撮要,这些句子往往能给人留下很深的印象。

三是工作汇报的语言要流畅,勿气结语涩。我们不仅要考虑每一个字的意义,还要考虑到每个字的声音,工作汇报的语言也要讲究平仄和节奏,只有这样才能声入心通、声声入耳,给人留下深刻的印象。

典型的汇报也就是经验材料。是汇报材料的一种,大体与工作汇报相似,但要需要强调的就是主体部分的撰写,它决定经验材料的成败。

一是要从“典型”的角度去寻找“经验”、发现“经验”。

二是要从“启发”的角度去梳理“经验”、总结“经验”。

三是要从“体会”的角度去咀嚼“经验”、提炼“经验”。

大家可以多看一些这方面的材料,就能找到规律性的东西。

(二)如何能写好讲话材料

我们知道,讲话稿的最终成稿,无外乎两种:一种是领导自己写,一种是把思路给办公室写材料人员,后领导斧成正稿。

有的领导会说,我讲话,不要讲话稿,都是直接说,可不能放这个大话,你在自己单位会议上,可以想到那说到那,当你面对上级领导、郑重场合,还是需要有一个正式的讲话稿,就是你脱稿,也要事先理理思路,打打腹稿,才能做到有的放矢。

无论是撰写领导讲话稿,还是领导自己准备讲话稿,它都是一项非常重要的工作任务,要想写出有高度、有深度的讲话稿,确实不是一件容易的事,这就要求我们注意把握写作规律、仔细推敲、总结经验、找出门道。要写好讲话稿须从以下几个方面入手:

一要心中明。只要你是领导,都要对你单位的基本情况做到心中有数、如数家珍,只有这样,不管是自己准备讲话,还是别人准备讲话,都能体现出你的思想、思路。这是需要用心来做的。

二要找准调。会议讲话稿往往体现着领导的工作思路,因此,讲话稿必须准确地拟定能够鲜明表现会议精神的主题。而主题的形成过程是理论与实践、上情与下情相结合,多种信息交互作用的过程。

一是必须吃透上情。切实体现工作的连续性和统一性。这就要求必须深入学习。

二是在深入基层了解情况的同时,将上级的宏观性、原则性和指导性的政策精神转化为符合你单位情况的具有可操作性的政策措施。

三是必须正确把握意图。通过自己的分析、归纳,使领导的意图系统化、明朗化、理性化、具体化。在此基础上,提炼出一个具有深度的讲话主题,形成讲话的主基调。

三要搭好架。搭架即谋篇布局。主要是指整理思路、筛选材料、拟制讲话稿提纲的过程。因此,我的经验有两条:即征求领导意见后拟制提纲。领会领导意图,按提纲写稿子,有许多好处:可以帮你组织材料、可以使你想问题更周到,免得一面写一面想,写时吃力不讨好。列提纲,一定要在掌握领导意图的基础上进行。提纲列的越细致越好,不要光列大题目,还要列小题目,就连每个题目里各写几层意思,哪一层意思放在哪一个题目里,也要考虑清楚。比较简短的材料,可以不列提纲,但一定要打好腹稿。有了好的提纲或好的腹稿,文章等于完成了一半,起草起来就会得心应手。

四要选好料。事实胜于雄辩,领导讲话尤其是要注意做到有事例、有理论、有依据,这样的讲话品味才会高,才会吸引人。起草讲话的材料源于上级领导讲话、理论等,长远规划、会议记录、调研材料等。在起草讲话的过程中,要处理好提炼观点和选择材料的关系。特别要选择最能反映中心工作的材料,不同时期有不同的工作重点,找准工作重点,突出主旋律。因此,讲话要选择具有针对性、操作性的材料。

五要增强趣味。讲话主要是通过听觉传输给听众,因此应采用口语来增强文采,在写作过程中要加强词语的锤炼、句式的规范、段落的衔接。不同的领导有不同的讲话风格,有的领导喜欢用典故,毛泽东在讲话中用得最多,信手拈来,挥洒自如,出神入化。有的领导喜欢用比喻,有的领导喜欢用古语,我们听过温家宝总理的演讲,他多喜欢用古语。有的领导喜欢用群众语言。这样都可以增加文采,收到较好的效果。

总之,无论是汇报材料,还是领导讲话材料的写法都没有特别固定的格式,需要撰写者认真体会、灵活把握。但如何见功夫、见水平,我个人体会,应该把握以下五个方面:

一要勤于练笔。文章非天成,妙手靠实践。“文贵于精,精在于练”。清朝唐彪在《读书作文谱》一书中说:“读书十遍不如作一篇”,“学人只喜多读文章,不喜多作文章:不知多读乃藉人之功夫,多作乃切实之功夫,其益相去远也”。所以我们不仅要多读,更要重苦练,任何好文章都离不开苦练。文稿的写作才能、技巧,也是从刻苦实践中锻炼出来的,天道酬勤,勤能补拙。只有多写常练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。有道是:“常看胸中有本,常写笔下生花”。通过练笔可以锻炼我们的思维能力,开阔知识面,只要坚持勤于练笔,不怕失败,善于总结经验教训,自己就会慢慢“入门”,写作水平就一定能在“日不见长”中逐渐得到提高。

二要巧于借鉴。提高写材料或讲话水平,到底有没有“秘诀”?我们的回答是否定的。那么,写材料或讲话有没有规律可循,方法可求呢?我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性,任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧,写作当然也不例外。

要提高写作能力,应有意识地选读一些范文,以作借鉴。只有读多了,读熟了,也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。如,总结、报告、汇报材料的开头,通常会用到“在某某某的正确领导下”、“在某某某的大力支持下”、“在某某某领导的亲自过问下”,我提醒,这“三下子”少用;在总结成绩时,通常都会用,“取得良好的经济效益和社会效益”或者是“各项工作呈现良好态势”等等进行归纳;在分析问题时,一般都会用“在认真总结工作的同时,我们要清醒的看到,仍然存在一些突出的矛盾和问题”,必用此语来增强危机感,类似的语句还有“机遇与挑战并存,压力与困难同在”;在结尾通常会用“以昂扬的斗志、更加饱满的热情、更加务实的作风和更加勤奋的工作,推进各项工作再上新台阶”的语句,来鼓舞干部职工的士气,增强信心。但我们也应认识到,读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西,切不可生搬硬套、模仿抄袭、依葫芦画瓢。

三是乐于思考。理论观点是文章的命脉,它是文章生命所系,价值所关。因此,必须切实注意材料的思想性和观点的正确性。只有从理论和全局的高度,注意理论与实践的结合,提炼出鲜明的观点,文章才有方向、有深度,指导性才强,才有生命力。而深邃透彻的观点、闪光发亮的思想来自于掌握客观事物之后的深入思考。常言:“道得人人意中语,千回百折费寻思”。所以,在写文章之前,必须静观默查,烂熟于心,凝神细想,深思熟虑,只有这样才能把思想、材料变成系统的语言,把系统的语言变成书面文字。

四是博于选材。撰写材料或讲话通常有两条最基本的要求:“上要着天,下要着地”。着天就是知上晓上;着地就是掌握信息、立足现实。材料。讲话一一重在实用。鲜明的实用性是材料首要和最基本的特点,也是写材料的出发点和归宿。因此,公文写作之前,必须掌握大量的信息材料,经过鉴别、筛选、分析、综合,将相关的材料转化为公文的内容。

收集材料,需要搞好材料的积累,努力建立自己丰富的“材料库”:一个直接材料的仓库,装从生活中得来的材料;一个间接材料的仓库,装从书籍和资料中得来的材料;另一个就是日常收集的人民语言的仓库。通过积累材料,一是能从中学习他人的写作经验和写作技巧。我们在读书看报时,对重要的、好的文章要进行认真思考和分析,它好在什么地方?这样立意?怎样布局谋篇?怎样开头和结尾?有哪些不足?假如换我来写篇文章又会是怎样?这样一对照,自己也就慢慢有提高。二是可以从中获取信息,积累各种资料。具体的积累方法是:把自己读过一本书后的最大感想和书中好语句记录下来,把它抄在本子上;把报纸上的有关资料,如好的观点、标题、典型事例及数据等你感兴趣的东西记下来,条件许可时,最好剪集成册,分类保存;把自己在日常工作、下基层调查和同他人聊天时的一些好想法,他人的好语言记下来。如此长久坚持下去,对写作文章是大有好处的。有人说,写文章的过程就是收集、整理、研究和利用资料的过程,这话是有一定道理的。只要你觉得是有用的、有价值的材料就摘录、收集,并经过消化吸收,转化为自己随时可用的有机组成部分。

五要精于修改。写材料。写讲话,多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高写作能力的一个重要环节。多写,符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律,也是写文章责任心强的一种表现。文章频改,功夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体验,就多一项具体的收获。学习写作,要养成修改文章的良好习惯,虚心听取领导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力了才能迅速提高。

下面,谈第三块内容:

(三)办理请示、报告时需要注意的问题

公文行文方式有3种,即下行文、上行文、平行文。这里根据工作需要,只谈上行文:报告和请示。报告和请示同属上行文,但却有着明显不同的行文目的和要求,其内容迥然有别,是性质截然不同的两类文件。他们的主要区别:

一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主,不要求上级批复;请示以请求指示或批准事项为主,要求上级批复。

二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况,陈述意见,说明理由,不排除含有一定的情况汇报,但报告中不能夹杂请示的事项,即使内容复杂的综合性报告也不例外。

三是规范性用语不同。如结尾用语,报告多用“以上报告如有不妥,请指示”,请示多用“以上请示当否(妥否),请批复”。

四是成文时间不同。报告大多属于事后行文,为过去时(也有的属于事中行文);请示则纯属事前行文,为将来时,待上级批复后执行。

长期以来,请示和报告的滥用现象十分严重,主要表现在文种混用和文种并用两个方面:

1、请示、报告混用。即应该用请示的却用了报告。比如:有的正文是报告,标题却是请示;有的正文是请示,标题却是报告。请示和报告混用的实例很多,在病误公文中占较大比例。

2、请示、报告并用。即把请示、报告两个文种合并在一起使用。如关于什么什么的“请示报告”,是我们经常见到的公文标题。根据陈述的内容要么是请示,要么是报告,不能混用。

请示应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送的形式,但不得抄送其下级机关。

同时,我们不能多头请示,如你单位无论是学校也好,还是医院也好,在送请示时,就送一份,可先送上级单位办公室,由办公室附上公文阅批单,再送领导,如果多头请示,一个领导批示一个意见,呈送部门就不好操作,可以说,自己给自己找麻烦。

 

八、怎样写好工作简报

 

简报是用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作的一种专用文体。像“工作通讯”、“情况反映”、“工作动态”等都属于简报之列。

简报的种类很多,从内容上讲,有综合性简报。典型经验性简报、动态性简报、反馈性简报和会议简报等等。无论是何种类型的简报,其写作方法基本相同,既可以采用新闻稿的写作方法,又可以按照公文的有关写作要求编写,还可以兼收并蓄,讲两者融为一体,形成简报的独有风格。

(一)材料要典型

简报的主要作用是反映情况,为领导决策提供依据,沟通信息,交流经验,促进工作开展等等。简报的作用,决定了在选材上一定要典型,也就是政策性要强,问题较为突出,经验值得推广,能够服工作中心。

1、政策性要强

简报要体现并宣传国家的方针、政策,要为政策的贯彻落实服务,这是收集编写简报的基本要求。但所选取的材料必须真实,不能为了政策的需要而虚构编造,歪曲事实真相。

各级各部门每天都发生着许许多多的事情,对这些进来发生的事实,并非都能够编写成简报,需要严格筛选。在选择的标准上,从大的方面来讲要符合、服从和服务于国家的有关方针、政策;从微观方面讲应当有利于中心工作的开展,要体现领导机关的意图。

简报取材的政策性包括两个方面:首先要选取的材料中所蕴含的主题,必须符合国家的有关方针、政策,是正确的东西;其次是材料所蕴含的主题,能够反映党的方针、政策,措施的贯彻落实情况及正确程度,对工作有指导作用。

当然,不能为了突出某项政策及改革方案的正确性,就对工作成绩人为拔高,或者盲目改变某些成绩取得的原因,不应当无原则地迎合领导和上级。

2、问题较为突出

上级及时了解基层工作中出现的新情况、新问题,可以对某些政策措施加以调整完善,避免政策失误;基层单位及时了解全局工作中出现的新情况、新问题,可以有的放矢,克服工作中的盲目性。同时,编写简报应当实事求是,要对本单位的工作情况作全面而准确地反映,有喜报喜,有忧报忧。可是,不少单位的简报,经验多、成绩多、问题少、教训少,每年即便出上一两期反映问题的简报,也是羞羞答答,不痛不痒,触及不到问题的实质。这样,领导及有关部门得到的信息就会片面、失真,容易导致决策失误。

反映问题的简报应当反映出问题的实际情况,分析问题产生的原因,提出解决问题的办法措施。只有如此,才能引起人们的注意,吸取教训,促进工作。

简报所反映的问题起码应当包括三个方面的内容。一是有关政策、措施与实际工作有何不适应。各个时期的政策、措施,在贯彻过程中总会遇到这样或那样的情况,将这些问题及时的反映出来,能够实现上情下达,使有关政策、措施更加完善。二是实际合作中迫切需要解决的问题。将工作中迫切需要解决的热点、难点、焦点问题及时反映出来,既要实现下情上达,又能使有关方面吸取教训,及时发现及早解决。三是一些倾向性、苗头性的问题。倾向性、苗头性的问题,常常因其弱小而被表面现象所掩盖。越是如此,越应该主动去发现、去整理,加以研究分析,为领导决策服务。

3、经验值得推广

榜样的力量是无穷的。运用简报总结、推广经验非常重要。经验值得推广,是指经验典型、突出,具有代表性、科学性、政策性和指导性,对工作有推动作用。无论是创造出来的新经验,还是在原有基础上有所发展的经验,都应该反映出产生经验的背景条件和工作成绩,绝不能只讲成绩,不谈经验,要突出经验。

介绍的经验不仅要先进、具体,值得学习、借鉴,而且必须服务于工作中心,对当前的工作有推动作用。

(二)内容要集中

简报所编发的内容,应当集中突出,只有内容集中才能突出中心,否则多个中心,像工作总结一样,将会影响简报作用的发挥。

1、提倡一事一报

简报应当主体集中,一事一报。否则若内容过于分散,简报就显得没有分量。可是初学编写简报的同志容易忽视这一点,常常将简报写成大块头的工作总结,面面俱到,缺乏个性。

一事一报,是指对一些动态事实意义编发,将某一问题说清写透,不应当把动态性的东西东拼西凑写成经验性简报。有些材料,若硬是拉长,写工作背景、工作过程、经验措施、工作成效,就会将一些新情况、新经验、新风尚掩盖在文字堆中,起不到简报的作用。

2、主要内容应当说清说透

编写简报要考虑反映什么问题,提出哪些建议,介绍哪些经验,达到什么目的。这实际上就是简报的主题。一篇简报只能有一个主题,要围绕主题安排材料,一切材料都要为主题服务。凡是与主题关系紧密的材料都为主要材料,即主要内容,否则为非主要内容。简报的主要内容,在数量上要充足,要有广度,在质量上要以一当十,富有深度。

(三)格式要规范

简报格式较为规范,大体上可分为报头、正文和报尾三个部分。

1、报头需规范

报头多在简报第一页上方的位置,“工作动态”、“情况反映”、“工作通讯”等几个醒目的大字居中布局。“简报”或“动态”下面是简报的编号,第x期。简报的编号多为一年一编,也有统编下来的。在期数下面左侧顶格式简报的主办单位,右边是简报印发的日期。主办单位名称和日期下面划一条横线。横线上面的部分统称为简报的报头,横线下面刊登文章。

2、写法灵活多样

简报所反映的内容多种多样,其写法也没有固定的模式,但是简报的题目和正文是不可缺少的。

简报的题目同新闻的标题一样重要,是文章的眼睛,需要精心制作;简报的题目必须反映出文章的主要内容,表达出文章的中心思想;简报的题目还需要精炼,不落俗套,能够吸引读者,给人以深刻的印象。

正文是简报的主体,可分为开头、主体和结尾部分。

开头部分类似消息的导语,可分为开头、主体、结尾三部分。

开头部分类似于消息的导语,但在写法上又与导语稍有区别。消息的导语在注重直接点题。同消息的导语一样,简报的开头最好能够反映出简报所述问题的中心思想。也就是说,要尽可能用简洁的语言将简报所要反映的核心内容放在开头部分,及早告诉给大家。因此,开头必须简短。

主体部分是简报的重头“戏”。在此部分要用典型事实富有逻辑性地将文章的主要内容说清楚。其写法同新闻的主题部分的写法大同小异。只是消息的主体部分不宜采用一二三四并列几项措施经验的写法,而简报在此方面较为灵活简便,既可以采用新闻稿的写作方法,也可以参照公文或政务信息的写法,分条分项布局结构。主体部分的写法,应视简报的具体内容而定,哪种写法有利于表现主体、突出主题、深化主题,就采用哪种方法。

结尾是文章的结束部分,可以只有一两句话,给人以希望或引起人们的深思,也可以省去不写。

3、报尾不可遗漏

报尾部分位于简报最后一页的最下方,在一黑线下面或两条黑线内注明本期发送的范围,包括某些单位和领导同志。简报亦应当有主题词。有些简报的最后还注明印发份数、编审、责任编辑等。

(四)按语要精炼

简报的按语是简报的编者围绕所编发的稿子,提出看法,表明态度,或提供背景材料,让读者加深对问题的理解。简报的按语分编者按和编后两种。无论是编者按还是编后,都应当简洁、精炼,以事实说话,要讲究艺术,切忌以领导者自居,居高临下,更不能以势压人。

1、编者按

编者按属评论性文章,是编者代表简报的主办机关对一些重要事实表明态度、看法,或介绍有关情况。编者按,同其他文章相比,较为正规,不能随便发言表态,并且要精、要简,不能拖泥带水。

编者按可长可短,长可达几百个字,短可以只有一句话十几个字。编者按无论长短,其功能概括起来主要有两个方面:一是根据上级有关精神或当前工作中需要注意的问题,对有关重要事实表明态度和看法,明确提倡什么,否定什么,哪些经验值得推广,哪些问题应当引起人们的注意,对工作有明显的指导意义。二是对简报中文章的背景、有关情况加以交代,或对某些问题作补充性说明。

简报编者按的功能和写法,同新闻编者按的功能和写法基本相同。

比如,《某某某机械厂牢牢占领市场》这篇稿子的编者按有三个自然段。第一段:“国企的经营机制必须改革,不革除原有体制的弊端,‘搞活’就是一句空话。但是,只看到自己的短处和弊端而看不到自己的长处和优势,就会丧失信心,甚至把企业干部职工的心气弄散。”本段提出问题,分析问题,表明了对问题的看法。第二段:“这篇文章中所提到的原有优势得不到发挥,以致于使一些人忘掉了这些优势。”本段进一步分析问题,指出了企业的优势所在。第三段:“在市场竞争中,拥有这些优势,是极为有利的因素。”本段得出了解决问题的总答案,催人奋进,给人以信心和希望。这篇编者按虚实结合,说事明理,指出了现实生活中迫切需要解决的认识问题,把握了时代的脉搏,具有较强的现实性和指导意义。

编者按大多放在文前。编者按没有题目,在其开头用比正文大一点的字“按语”、“编者按”或“编者按语”加以显示。

2、编后

简报的编者,在编完一篇文章之后,感到有话可讲,就可以将其整理成文,形成编后。编者按较为正规,不可盲目使用,而编后相比之下则较为方便,有触景生情、借题发挥之意。编后可以独立成篇,放在文章之后,可有题目,也可以不要题目。尽管编后较为灵活、随便,但也要有的放矢,旗帜鲜明,要善于分析问题,阐述道理,要善于谋篇布局,创新求精。